Microsoft To Do: grip op je werkdag, rust in je hoofd

Microsoft To Do is een slimme, toegankelijke tool binnen Microsoft 365 die precies hierbij helpt. Of je nu in de buitendienst werkt, op kantoor zit of veel schakelt tussen taken: met To Do breng je structuur in je dag, zonder dat het ingewikkeld wordt.

Bij STH zien we dat Microsoft To Do bij veel van onze klanten snel onderdeel wordt van hun dagelijkse manier van werken – juist omdat het klein begint, maar veel impact heeft.

Wat is Microsoft To Do?

Microsoft To Do is een digitale takenlijst die beschikbaar is op je computer, telefoon of tablet. Je gebruikt het om werk te plannen, prioriteiten te stellen en samen met collega’s aan to-do’s te werken. Het is standaard onderdeel van Microsoft 365, dus de kans is groot dat je het al kunt gebruiken.

To Do werkt slim samen met andere Microsoft-tools zoals Outlook, Teams en Planner. Hierdoor worden e-mails automatisch taken, kun je vergaderacties direct toevoegen aan je lijst, en houd je al je werk op één plek bij.

Wat kun je ermee doen?

To Do helpt je op een eenvoudige manier grip te houden op je werk. Je maakt taken aan, zet er een datum en herinnering bij, en je vinkt ze af zodra ze gedaan zijn. Maar de kracht zit in de slimme functies:

• Koppeling met Outlook
  Taken die je markeert in Outlook, verschijnen automatisch in je To Do-lijst. Ook herinneringen en deadlines uit je agenda kun je terugzien, zonder dubbel werk.
• Taken organiseren in lijsten
  Maak een aparte lijst voor je eigen werk, je projecten, klanten of terugkerende werkzaamheden. Zo houd je overzicht, ook als je aan veel verschillende dingen werkt.
• ‘Mijn dag’ functie
  Elke ochtend kun je een overzicht maken van wat je die dag écht gedaan wilt krijgen. Zo start je bewust en voorkom je dat urgente dingen de belangrijke overschaduwen.
• Altijd en overal beschikbaar
  Microsoft To Do werkt op Windows, Mac, iOS en Android. Alles wordt automatisch gesynchroniseerd. Of je nu onderweg bent of op kantoor werkt: je hebt je taken altijd bij de hand.
• Samenwerken met anderen
  Deel lijsten met collega’s, wijs taken toe en volg de voortgang. Ideaal voor kleine projectjes, weektaken of afstemming binnen een team.

Voor wie is Microsoft To Do bedoeld?

Iedereen binnen je organisatie kan er iets aan hebben. Of je nu veel zelf moet plannen of in een team werkt waar je samen doelen behaalt:

• Supportmedewerkers kunnen openstaande klantacties bijhouden.
• Commercieel medewerkers gebruiken To Do als follow-up lijst na gesprekken.
• Projectteams verdelen acties en houden de status bij per teamlid.
• Directieleden of teamleiders krijgen overzicht zonder afhankelijk te zijn van losse e-mails of mondelinge afspraken.
• Administratief medewerkers gebruiken het om terugkerende taken (zoals rapportages of herinneringen) te beheren.

Waarom is dit relevant?

Bij veel organisaties zien we dat het aantal informatiestromen alleen maar toeneemt: e-mails, Teams-chats, (digitale) post-its, telefoontjes. Alles vraagt om aandacht. Door Microsoft To Do op een slimme manier te gebruiken, bundel je al deze losse eindjes in één plek. Dit zorgt voor:

• Minder stress: je hoeft niet alles te onthouden.
• Meer overzicht: je ziet in één oogopslag wat je nog moet doen.
• Betere samenwerking: je kunt eenvoudig taken verdelen en opvolgen.
• Hogere betrouwbaarheid: je mist minder deadlines en afspraken.
• Tijdwinst: je bent minder tijd kwijt aan het zoeken naar ‘wat moest ik ook alweer doen?’.

Koppeling met andere Microsoft-tools

To Do staat niet op zichzelf. Juist de integratie met andere Microsoft-apps maakt het krachtig:

• Outlook: E-mails omzetten in taken, agenda-afspraken koppelen.
• Planner: Taken uit gedeelde projecten verschijnen automatisch in je To Do-lijst.
• Teams: Voeg een gedeelde takenlijst toe aan een kanaal en werk samen vanuit je teamomgeving.
• OneNote: Taken uit je notities kun je naar To Do overzetten om ze op te volgen.
• To Do op mobiel: Handig voor onderweg of tijdens korte momenten tussendoor.

Een paar praktijkvoorbeelden

• Voorbeeld 1: een klantafspraak voorbereiden
  Je krijgt een e-mail van een klant met drie vragen voor het volgende overleg. In Outlook zet je de mail om naar een taak in To Do, met een deadline op woensdag. Op dinsdag verschijnt het automatisch in je dagoverzicht.
• Voorbeeld 2: maandelijks terugkerende taken
  Maak een herhaalde taak aan, zoals “Facturen controleren – elke eerste maandag van de maand”. Je krijgt dan automatisch een melding op het juiste moment, zonder dat je eraan hoeft te denken.
• Voorbeeld 3: teamlijst voor onboarding
  Stel een gedeelde lijst op met alles wat nodig is om een nieuwe collega goed te ontvangen. Ieder teamlid krijgt eigen taken toegewezen. Zo voorkom je dat zaken blijven liggen.

Hoe begin je?

Onze tip: begin klein. Gebruik To Do eerst voor je eigen werkdag. Zet een paar acties in een lijst, speel met de ‘Mijn dag’-functie en kijk wat voor jou werkt. Daarna kun je lijsten delen of koppelingen met Outlook en Teams toevoegen.

Bij STH helpen we klanten om Microsoft 365 slim en doordacht in te zetten. Microsoft To Do is daarin een laagdrempelig hulpmiddel met grote impact op werkplezier en productiviteit.

Hulp nodig bij de inrichting of adoptie?

Wil je Microsoft To Do goed inzetten binnen jouw organisatie? Dan kijken we graag met je mee. Of het nu gaat om inrichting, training of het koppelen aan je bestaande processen: wij helpen je om het praktisch werkbaar te maken. In je eentje of voor je hele team.