Wanneer gebruik je welke tool in Microsoft 365?

SharePoint, OneDrive en Teams

Wie met Microsoft 365 werkt, krijgt toegang tot drie krachtige samenwerkings- en opslagtools: OneDrive, SharePoint en Microsoft Teams. Alle drie lijken ze op het eerste gezicht veel op elkaar, want in alle drie kun je bestanden opslaan en delen. Maar elk platform heeft zijn eigen sterke punten. Bij STH merken we vaak dat organisaties pas écht efficiënt gaan werken als ze duidelijke afspraken maken over welke tool je wanneer gebruikt.

In dit artikel leggen we uit wat het verschil is tussen SharePoint, OneDrive en Teams, hoe ze samenwerken en geven we een praktijkvoorbeeld. Zo weet je precies waar je bestanden het beste kunt plaatsen, voorkom je dubbel werk en werk je altijd in de laatste versie.

OneDrive – persoonlijke opslag in Microsoft 365

OneDrive voor Bedrijven is jouw persoonlijke cloudmap binnen Microsoft 365.
Gebruik het voor:

  • Bestanden waar alleen jij eigenaar van bent.
  • Conceptdocumenten die nog niet klaar zijn om te delen.
  • Documenten die je altijd en overal wilt kunnen openen, ook buiten kantoor.

💡 Praktijkvoorbeeld: Je werkt thuis aan een offerte en slaat deze op in OneDrive. Zodra de offerte definitief is, zet je hem over naar SharePoint of Teams, zodat collega’s ermee aan de slag kunnen.

Voordeel: Je hebt altijd een veilige back-up in de cloud en kunt bestanden makkelijk met één persoon delen, zonder ze voor de hele organisatie open te zetten.

SharePoint – centrale opslag en samenwerking

Microsoft SharePoint is dé centrale plek voor gedeelde documenten binnen je organisatie.
Gebruik het voor:

  • Afdelings- en projectmappen waar meerdere collega’s toegang toe hebben.
  • Bedrijfsdocumenten zoals sjablonen, protocollen en handleidingen.
  • Bestanden die altijd up-to-date moeten zijn voor iedereen.

💡 Praktijkvoorbeeld: HR heeft in SharePoint een map ‘Beleid & Formulieren’. Alle actuele versies van documenten staan hier, zodat iedereen weet dat dit dé plek is om de juiste versie te vinden.

Voordeel: Je voorkomt dat er meerdere kopieën circuleren, en iedereen werkt in hetzelfde document.

Microsoft Teams – samenwerken en communiceren

Microsoft Teams is de communicatie- en samenwerkingstool binnen Microsoft 365. Je kunt er chatten, (video)bellen, vergaderen en samen aan bestanden werken. Bestanden in Teams worden technisch gezien opgeslagen in SharePoint.

Gebruik Teams voor:

  • Projecten of afdelingen waarbij communicatie en documenten bij elkaar horen.
  • Chat, video-overleg en gedeelde notities.
  • Gezamenlijk werken aan documenten zonder losse e-mails.

💡 Praktijkvoorbeeld: Het marketingteam heeft in Teams een kanaal voor de nieuwe productlancering. Hier delen ze documenten, plannen en notities. Alles staat bij elkaar, zodat iedereen direct op de hoogte is.

Hoe werken SharePoint, OneDrive en Teams samen?

  • OneDrive is voor persoonlijke opslag, totdat je kiest om te delen.
  • SharePoint is voor gestructureerde, gedeelde opslag.
  • Teams combineert SharePoint-bestanden met communicatie in één omgeving.

Kort samengevat:
Werk je alleen → OneDrive
Moet het gedeeld worden → SharePoint
Is er samenwerking en overleg nodig → Teams

Voorbeeld uit de praktijk

Een bouwbedrijf waar wij mee werkten, gebruikte jarenlang een gedeelde netwerkschijf. Bestanden stonden verspreid, vaak waren er meerdere versies in omloop en het zoeken kostte veel tijd.
Na de overstap naar Microsoft 365 hebben we:

  • Een logische SharePoint-structuur ingericht.
  • Teams-kanalen gekoppeld aan projecten.
  • Afspraken gemaakt over gebruik van OneDrive, SharePoint en Teams.

Resultaat: altijd de juiste versie, minder zoekwerk, en ook op de bouwplaats direct toegang tot documenten via tablet of smartphone.

STH helpt bij de juiste inrichting van Microsoft 365

De tools zijn er al, maar het verschil zit in hoe je ze gebruikt. Wij helpen bij:

  • Het inrichten van SharePoint met een duidelijke mappenstructuur.
  • Het opzetten van Teams met logische kanalen en rechten.
  • Training voor medewerkers in het gebruik van OneDrive, SharePoint en Teams.
  • Migratie van bestanden vanuit oude systemen.

Zo werk je veiliger, efficiënter en zonder dat bestanden zoekraken.

Conclusie:
Gebruik OneDrive voor je eigen bestanden, SharePoint voor gedeelde opslag en Teams om samen te werken en te communiceren. Met de juiste inrichting door STH wordt werken in Microsoft 365 niet alleen makkelijker, maar ook veiliger en overzichtelijker.

Advies nodig? Neem contact met ons op en ontdek hoe we jouw organisatie kunnen helpen met een slimme inrichting van Microsoft 365.

Meer weten?

Bel ons voor een vrijblijvend oriënterend gesprek. Je kunt ons bereiken via
033 254 0440.

Word je liever gebeld? Dat kan ook. Vul hier het formulier in om een afspraak te maken. Dan bellen wij jou wanneer het jou uitkomt.

Gerelateerde berichten

Blog

GPT-5 in ChatGPT en Copilot: nu beschikbaar voor jouw organisatie

De afgelopen jaren heeft AI een flinke sprong gemaakt. Met de komst van GPT-5 wordt die ontwikkeling nog tastbaarder. Zowel ChatGPT als Microsoft Copilot maken nu gebruik van deze nieuwe generatie AI-modellen. Maar wat betekent dat concreet voor jouw organisatie? En hoe zorg je dat je er veilig én effectief mee werkt?

Blog

Managed Firewall – jouw digitale poortwachter

In een wereld waarin cyberdreigingen elke dag toenemen, is een goede netwerkbeveiliging geen luxe, maar noodzaak. Een firewall speelt hierin een centrale rol: het is de poortwachter van jouw IT-omgeving. Maar hoe zorg je ervoor dat die firewall altijd optimaal werkt en meebeweegt met nieuwe dreigingen? Dat is waar Managed Firewall van STH het verschil maakt.

Blog

Managed Printing: Ontzorgd printen voor jouw organisatie

Bij veel organisaties zijn printers onmisbaar. Toch is het beheer ervan vaak een bron van frustratie: lege toners, storingen op drukke momenten, onduidelijke kosten en beveiligingsrisico’s. Met Managed Printing van STH nemen wij deze zorgen volledig uit handen. Wij zorgen ervoor dat jouw printomgeving altijd werkt, veilig is en perfect aansluit bij jullie manier van werken.

Blijf op de hoogte van de laatste IT-trends

Wil je geen belangrijke ontwikkelingen missen? Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en ontvang regelmatig updates vol praktische tips, slimme IT-oplossingen en inspirerende voorbeelden uit de praktijk.

We houden je op de hoogte van onderwerpen die ertoe doen – van security en cloudoplossingen tot efficiënter samenwerken met Microsoft 365. Daarnaast nodigen we je uit voor onze kennissessies, webinars en andere bijeenkomsten waar je direct waardevolle inzichten opdoet.

Dit veld is verborgen bij het bekijken van het formulier

Volgende stappen: een e-mail add-on synchroniseren

Om het meeste uit je formulier te halen, raden we je aan dit formulier te synchroniseren met een e-mail add-on. Ga voor meer informatie over je e-mail add-on opties naar de volgende pagina (https://www.gravityforms.com/the-8-best-email-plugins-for-wordpress-in-2020/). Belangrijk: verwijder deze tip voordat je het formulier publiceert.
Voor- en achternaam*
Instemming*