Wat is de nieuwe Record-functie in Microsoft Copilot?

Microsoft Copilot biedt al mogelijkheden om online Teams-vergaderingen samen te vatten. Denk aan het teruglezen van besproken onderwerpen, het verzamelen van actiepunten en het terugvinden van gemaakte afspraken.

Met Record wordt deze mogelijkheid uitgebreid naar gesprekken die niet via Teams plaatsvinden.

Je gebruikt hiervoor de Microsoft 365 Copilot-app op je smartphone. De app neemt het gesprek op en kan de inhoud verwerken tot een transcriptie en samenvatting.

Het belangrijkste verschil? Je hoeft geen online Teams-vergadering te organiseren om AI te gebruiken bij een overleg.

Dat maakt de functie interessant voor bijvoorbeeld:

• Klantgesprekken waarin wensen en afspraken worden besproken.
• Projectoverleggen waarin taken en verantwoordelijkheden worden verdeeld.
• Interne vergaderingen waarin besluiten worden genomen.
• Gesprekken met leveranciers waarin afspraken worden gemaakt.
• Overleggen waarbij meerdere medewerkers actiepunten meekrijgen.

Hoe werkt het opnemen van een fysieke vergadering met Copilot?

Het gebruik is eenvoudig wanneer de functie beschikbaar is binnen jouw Microsoft 365-omgeving.

• Open de Microsoft 365 Copilot-app. Gebruik de app op je smartphone of tablet.
• Selecteer Record. Tik op het plusje en kies de opnamefunctie.
• Vraag toestemming. Informeer alle aanwezigen over de opname en vraag vooraf toestemming.
• Start de opname. Leg je telefoon op een geschikte plek zodat het gesprek goed verstaanbaar is.
• Laat Copilot het gesprek verwerken. Na afloop kun je de inhoud laten samenvatten en belangrijke actiepunten laten uitwerken.

Je hoeft dus niet meer voortdurend mee te schrijven. Wel blijft het verstandig om belangrijke afspraken en conclusies zelf te controleren.

Wat levert dit jouw organisatie op?

Meer aandacht voor het gesprek

Wie tijdens een vergadering voortdurend aantekeningen maakt, mist soms een deel van het gesprek. Door Copilot te gebruiken voor de verslaglegging kun je je beter richten op wat er wordt besproken.

Dat is vooral prettig tijdens klantgesprekken, waarin goed luisteren en doorvragen belangrijk zijn.

Minder tijd kwijt aan vergaderverslagen

Een vergadering van een uur kan achteraf nog behoorlijk wat werk opleveren. Aantekeningen moeten worden uitgewerkt, actiepunten verdeeld en afspraken gedeeld.

Copilot kan helpen om sneller een eerste conceptverslag te maken. Je controleert de inhoud, past deze waar nodig aan en deelt vervolgens het resultaat.

Duidelijkere afspraken en actiepunten

Na een overleg is niet altijd voor iedereen duidelijk wie welke taak oppakt.

Met Copilot kun je de besproken actiepunten laten verzamelen en ordenen. Ook kun je vragen om taken per verantwoordelijke weer te geven, inclusief deadlines wanneer die tijdens het gesprek zijn genoemd.

Zo wordt het eenvoudiger om afspraken op te volgen.

Informatie gemakkelijker terugvinden

Een belangrijk voordeel van digitale verslaglegging is dat je niet afhankelijk bent van losse aantekeningen.

Door vergaderverslagen op een vaste plek binnen Microsoft 365 op te slaan, bijvoorbeeld in OneDrive of SharePoint, kunnen medewerkers informatie gemakkelijker terugvinden.

Uiteraard moeten de toegangsrechten goed zijn ingericht, zodat vertrouwelijke informatie alleen beschikbaar is voor de juiste personen.

Is het veilig om vergaderingen op te nemen met Copilot?

Bij het opnemen van gesprekken is privacy een belangrijk aandachtspunt. Tijdens een vergadering kunnen persoonsgegevens, financiële gegevens of vertrouwelijke bedrijfsinformatie worden besproken.

Daarom adviseren we om vooraf duidelijke afspraken te maken over het gebruik van AI bij vergaderingen.

Informeer deelnemers over het doel van de opname, zorg voor een passende juridische grondslag en maak duidelijk wie toegang krijgt tot de opname en het verslag.

Ook is het verstandig om binnen de organisatie afspraken te maken over bewaartermijnen en het delen van informatie.

Microsoft 365 biedt mogelijkheden voor het beheren en beveiligen van bedrijfsinformatie. Hoe goed deze bescherming in de praktijk werkt, hangt mede af van de inrichting van de Microsoft 365-omgeving en de gemaakte afspraken.

Belangrijk: Copilot kan fouten maken of uitspraken verkeerd interpreteren. Controleer daarom altijd het verslag en de actiepunten voordat je deze verspreidt.

Heb je een Microsoft 365 Copilot-licentie nodig?

De Record-functie is gekoppeld aan de mogelijkheden van Microsoft 365 Copilot. Welke functies je kunt gebruiken, hangt af van je licentie, de gebruikte app en de beschikbaarheid binnen jouw Microsoft 365-omgeving.

Niet iedere organisatie of gebruiker beschikt automatisch over dezelfde mogelijkheden.

Het is daarom verstandig om vooraf te controleren of de functie beschikbaar is en welke licentievoorwaarden van toepassing zijn.

Microsoft Copilot is meer dan een hulpmiddel voor vergaderingen

De mogelijkheid om fysieke vergaderingen samen te vatten is een voorbeeld van hoe Microsoft Copilot dagelijkse werkzaamheden kan ondersteunen.

Copilot kan medewerkers ook helpen bij het schrijven en samenvatten van e-mails, het verwerken van documenten, het analyseren van informatie en het voorbereiden van presentaties.

De grootste waarde ontstaat wanneer je kijkt naar de werkzaamheden die binnen jouw organisatie veel tijd kosten.

Niet iedere medewerker heeft dezelfde functies nodig. Daarom is het verstandig om eerst te bepalen waar Copilot daadwerkelijk iets toevoegt, voordat je voor iedereen een licentie aanschaft.

Aan de slag met Microsoft Copilot bij STH

Bij STH Automatisering helpen we organisaties om Microsoft 365 en Copilot op een praktische en veilige manier te gebruiken.

We kijken niet alleen naar de beschikbare functies, maar vooral naar de manier waarop jouw medewerkers werken. Welke werkzaamheden kosten veel tijd? Waar kan AI ondersteunen? En hoe zorg je ervoor dat bedrijfsinformatie goed beschermd blijft?

Zo wordt Copilot geen extra programma dat medewerkers moeten leren gebruiken, maar een hulpmiddel dat aansluit op hun dagelijkse werk.

Wil je weten wat Microsoft Copilot voor jouw organisatie kan betekenen? Neem gerust contact op met STH Automatisering. We denken graag met je mee.