Microsoft Copilot: welke versie past bij jouw organisatie?

Copilot als digitale collega

Microsoft heeft de afgelopen jaren flink geïnvesteerd in AI. Daarbij ligt de focus niet op losse tools, maar op het verbeteren van de software die organisaties al dagelijks gebruiken. Denk aan Outlook, Word, Excel, PowerPoint en Microsoft Teams. Copilot is daar een logisch gevolg van. De assistent is ontworpen om mee te denken tijdens het werk, in plaats van ernaast te staan.

In de praktijk betekent dit dat Copilot taken kan overnemen die normaal gesproken veel tijd kosten. Een lange e-mailwisseling samenvatten, een eerste opzet maken voor een voorstel of een dataset analyseren zijn daar goede voorbeelden van. Het resultaat is dat medewerkers minder tijd kwijt zijn aan repetitieve werkzaamheden en meer ruimte krijgen voor werk dat daadwerkelijk waarde toevoegt aan de organisatie.

Omdat elke organisatie anders werkt, heeft Microsoft verschillende Copilot-varianten ontwikkeld. Zo kan elke organisatie bepalen welk niveau van AI-ondersteuning het beste aansluit bij de manier waarop er gewerkt wordt.

Copilot Chat: een laagdrempelige start met AI

Voor veel gebruikers begint het gebruik van AI met Copilot Chat. Deze variant werkt als een slimme assistent binnen de Microsoft-omgeving. Je kunt hem vragen stellen, teksten laten schrijven of een document laten samenvatten. Ook kan Copilot Chat helpen bij het analyseren van bestanden of het genereren van ideeën voor een plan of project.

Copilot Chat is vooral bedoeld om snel ondersteuning te bieden bij losse taken. Denk bijvoorbeeld aan het herschrijven van een e-mail, het opstellen van een korte samenvatting van een rapport of het verduidelijken van een ingewikkeld onderwerp. Omdat deze variant direct binnen de Microsoft-omgeving werkt, blijven bedrijfsgegevens beschermd via de beveiligingsmaatregelen van Microsoft.

De laatste ontwikkelingen laten zien dat Copilot Chat steeds verder wordt geïntegreerd in de Office-applicaties. In Word, Excel, Outlook en PowerPoint kan de assistent inmiddels op meerdere plekken ondersteunen bij dagelijkse werkzaamheden. Voor veel organisaties vormt Copilot Chat daarom een logische eerste stap richting AI-ondersteuning.

Microsoft 365 Copilot: AI die je werkplek begrijpt

Waar Copilot Chat vooral helpt bij losse vragen of taken, gaat Microsoft 365 Copilot een stap verder. Deze variant is volledig geïntegreerd in de Microsoft 365-omgeving en kan daardoor gebruikmaken van informatie uit bijvoorbeeld e-mails, documenten, agenda’s en Teams-gesprekken.

Dat maakt de assistent een stuk krachtiger. Copilot begrijpt namelijk beter waar je mee bezig bent en welke informatie daarbij hoort. Wanneer er bijvoorbeeld een lange e-mailconversatie loopt over een project, kan Copilot automatisch een samenvatting maken en voorstellen doen voor een antwoord. Tijdens vergaderingen kan de AI helpen om belangrijke punten te verzamelen en om te zetten in concrete actiepunten.

Ook bij documenten en data kan Copilot veel werk uit handen nemen. In Word kan de assistent helpen bij het schrijven of herschrijven van teksten. In Excel kan hij data analyseren en trends inzichtelijk maken. In PowerPoint kan Copilot zelfs een eerste presentatie genereren op basis van bestaande documenten.

Microsoft gebruikt voor deze aanpak de term Work IQ. Daarmee wordt bedoeld dat AI niet alleen reageert op losse vragen, maar ook begrijpt hoe informatie binnen een organisatie met elkaar samenhangt. Daardoor worden antwoorden relevanter en sluit de ondersteuning beter aan bij het dagelijkse werk.

Microsoft 365 Copilot for Business: Copilot voor het MKB

Voor kleinere organisaties heeft Microsoft een variant ontwikkeld die specifiek gericht is op het MKB: Microsoft 365 Copilot for Business. Deze versie is ontworpen voor organisaties tot ongeveer driehonderd gebruikers en biedt vrijwel dezelfde mogelijkheden als de enterprise-variant van Microsoft 365 Copilot.

Het verschil zit vooral in de manier waarop de licentie is ingericht. De functionaliteit blijft grotendeels gelijk, maar de oplossing is eenvoudiger te implementeren en beter afgestemd op kleinere organisaties. Gebruikers kunnen Copilot inzetten binnen Word, Excel, PowerPoint, Outlook en Teams, terwijl de AI tegelijkertijd gebruikmaakt van de data binnen de Microsoft-omgeving.

Naast de bekende Copilot-functionaliteiten introduceert Microsoft ook nieuwe onderdelen zoals Copilot Pages, Notebooks en Agents. Daarmee kunnen organisaties kennis beter structureren en zelfs eigen AI-assistenten ontwikkelen die specifieke taken binnen de organisatie ondersteunen.

Voor veel MKB-bedrijven is dit de variant die het beste aansluit bij hun dagelijkse praktijk. De oplossing biedt uitgebreide AI-ondersteuning zonder dat er een complexe enterprise-omgeving nodig is.

AI werkt het beste in een goed ingerichte werkplek

Hoewel Copilot veel mogelijkheden biedt, is de kwaliteit van de resultaten sterk afhankelijk van de inrichting van de digitale werkomgeving. Wanneer documenten verspreid staan, rechten niet goed zijn ingesteld of informatie moeilijk vindbaar is, kan AI minder effectief werken.

Daarom is het belangrijk dat de basis van de digitale werkplek goed op orde is. Structuur in SharePoint en OneDrive, duidelijke toegangsrechten en een veilige Microsoft 365-omgeving zorgen ervoor dat Copilot de juiste informatie kan gebruiken. Hoe beter de digitale werkplek is ingericht, hoe groter de waarde van AI wordt.

Dat sluit ook aan bij hoe wij bij STH naar IT kijken. Technologie moet organisaties helpen om efficiënter en veiliger te werken, zonder dat het extra complexiteit oplevert. IT moet vooral bijdragen aan een stabiele werkomgeving waarin medewerkers prettig kunnen werken en informatie betrouwbaar beschikbaar is.

Welke Copilot past bij jouw organisatie?

Welke Copilot-variant het beste past, hangt sterk af van de manier waarop een organisatie werkt. Voor sommige organisaties is Copilot Chat een goede eerste stap om ervaring op te doen met AI. Andere organisaties willen juist dat AI meewerkt binnen hun volledige Microsoft-omgeving en kiezen daarom voor Microsoft 365 Copilot of Copilot for Business.

In de praktijk kijken we vaak eerst naar de inrichting van de digitale werkplek en de manier waarop teams samenwerken. Op basis daarvan wordt duidelijk waar Copilot daadwerkelijk waarde kan toevoegen. AI is namelijk geen doel op zich, maar een hulpmiddel dat organisaties helpt om slimmer en efficiënter te werken.

Copilot inzetten binnen jouw organisatie

AI gaat de komende jaren een steeds grotere rol spelen binnen organisaties. Tegelijkertijd merken we dat veel bedrijven nog zoeken naar de juiste manier om deze technologie in te zetten. Het is daarom belangrijk om niet alleen naar de tool te kijken, maar ook naar de manier waarop medewerkers werken en informatie gebruiken.

Bij STH helpen we organisaties om hun digitale werkplek zo in te richten dat technologie daadwerkelijk bijdraagt aan het dagelijkse werk. Dat begint bij een stabiele en veilige IT-omgeving en eindigt bij oplossingen die medewerkers helpen om productiever samen te werken.

Wil je weten wat Microsoft Copilot concreet kan betekenen voor jouw organisatie? Dan kijken we graag samen naar jullie Microsoft-omgeving en de mogelijkheden om AI daar op een praktische manier in te zetten.