Wat is Voice AI Notes?

Voice AI Notes is een toepassing waarbij spraak wordt omgezet in gestructureerde, bruikbare notities met behulp van kunstmatige intelligentie (AI). Dit gaat veel verder dan alleen transcriptie: het systeem herkent belangrijke punten, acties, afspraken en zelfs de toon van het gesprek. Denk aan vergaderingen, klantgesprekken of brainstormsessies – alles wordt snel en slim vastgelegd.

Waarom is dit relevant voor jouw organisatie?

In veel organisaties gebeurt nog veel handmatig: notuleren, samenvattingen maken, acties uitwerken. Dat kost tijd en is foutgevoelig. Met Voice AI Notes houd je meer tijd over voor wat écht belangrijk is. Dit levert niet alleen tijdswinst op, maar zorgt ook voor minder ruis en betere opvolging.

Een paar voorbeelden uit de praktijk:

• Na een klantgesprek heeft je collega binnen 1 minuut een samenvatting met actiepunten.
• Tijdens een MT-vergadering worden automatisch notities gemaakt en gesynchroniseerd met Teams of OneNote.
• Een medewerker in het veld dicteert zijn update, en de binnendienst kan direct verder met de opvolging.

Hoe werkt het?

Het gebruik is simpel. Je opent de app (bijvoorbeeld op je mobiel of via Teams), start een opname of voegt een bestaande audiofile toe. Vervolgens verwerkt de AI deze spraak in duidelijke, beknopte notities. Afhankelijk van de tool die je gebruikt (bijvoorbeeld Microsoft Copilot of een specifieke AI-dienst zoals Otter.ai of Fireflies), kun je zelfs automatisch:

• Actiepunten laten labelen met namen of afdelingen
• Notities koppelen aan agenda-items of taken
• Informatie laten samenvatten per deelnemer
• Integratie met je CRM of projectomgeving realiseren

Bij STH kijken we samen met jou welke oplossing het beste past. Bijvoorbeeld of je werkt in Microsoft 365, Teams, OneNote of SharePoint – of dat je liever een gespecialiseerde tool gebruikt.

Wat levert het op?

✅ Minder tijd kwijt aan verslaglegging
✅ Betere opvolging van afspraken
✅ Minder misverstanden in communicatie
✅ Altijd dezelfde werkwijze in notities en verslaglegging
✅ Meer grip op je processen

Is het veilig?

Zeker. We letten altijd op de beveiliging van data. De meeste tools die we adviseren voldoen aan ISO 27001 en zijn goed te integreren binnen een bestaande Microsoft-omgeving met Entra ID (voorheen Azure AD). Ook kunnen we meedenken over versleuteling, toegang op basis van rollen en bewaartermijnen.

Waar helpt STH bij?

Bij STH geloven we dat technologie alleen werkt als het past bij hoe je werkt. Daarom begeleiden we de introductie van AI-tools als Voice AI Notes stap voor stap. We kijken met je mee naar de inrichting, zorgen voor de juiste integratie en trainen je medewerkers in het gebruik. Geen ingewikkeld project, maar gewoon goed geregeld.

Wil je weten wat Voice AI Notes voor jouw organisatie kan betekenen?
Neem dan contact op met je vaste IT-adviseur of laat een bericht achter via www.sth.nl. We denken graag met je mee over de slimme inzet van AI in jouw dagelijkse praktijk.