Waarom kunnen er extra kosten voor Microsoft 365 Copilot ontstaan?

Een Copilot-abonnement betekent niet dat iedere AI-functie van Microsoft onbeperkt is inbegrepen. Er is een verschil tussen de mogelijkheden binnen je licentie en aanvullende diensten die worden afgerekend op basis van verbruik.

Dat onderscheid wordt belangrijker nu AI meer werkzaamheden kan uitvoeren. Een medewerker kan AI bijvoorbeeld vragen om informatie te verzamelen, gegevens te verwerken en meerdere documenten voor te bereiden. Achter één opdracht kunnen daardoor verschillende handelingen zitten.

Microsoft gebruikt voor bepaalde aanvullende diensten een gebruiksafhankelijk kostenmodel: pay-as-you-go. Je betaalt dan voor het daadwerkelijke verbruik, naast eventuele vaste abonnementskosten.

Dit betekent niet dat iedere vraag aan Copilot extra geld kost. Het hangt af van de gebruikte functie, de licentie van de medewerker en de inrichting van jullie Microsoft-omgeving.

Wat valt binnen je Copilot-licentie?

Microsoft biedt verschillende vormen van Copilot aan. Voor in aanmerking komende Microsoft 365-abonnementen is Copilot Chat beschikbaar zonder aanvullende kosten voor de inbegrepen chatmogelijkheden. Een betaalde Microsoft 365 Copilot-licentie biedt uitgebreidere mogelijkheden.

Ook bij AI-agents bestaan verschillen. Een agent is een AI-assistent voor een bepaalde taak. Sommige agents vallen binnen de beschikbare gebruiksrechten. Andere werken met afzonderlijke verbruiksfacturatie.

Het is daarom niet voldoende om alleen te vragen: “Hebben wij een Copilot-licentie?” De praktische vraag is: “Valt deze toepassing, voor deze medewerker en dit gebruik, binnen onze licentie?”

Controleer dat voordat je een nieuwe agent of aanvullende AI-functie beschikbaar stelt. Zo voorkom je dat medewerkers uitgaan van onbeperkt gebruik terwijl er afzonderlijke kosten worden berekend.

Wat verandert er vanaf 1 december 2026?

Microsoft heeft aangekondigd dat gebruiksafhankelijke facturatie vanaf 1 december 2026 standaard wordt ingericht bij daarvoor in aanmerking komende nieuwe Microsoft 365 Copilot Business-abonnementen via het Cloud Solution Provider-programma. Dit is het verkoopkanaal waarmee Microsoft-partners abonnementen leveren.

De eerder aangekondigde ingangsdatum van 2 november 2026 is daarmee verschoven. De wijziging betreft zowel losse Copilot Business-abonnementen als betreffende bundels.

Microsoft noemt een standaardlimiet van 4.000 Copilot Credits per gebruiker per maand. Beheerders kunnen deze aanpassen binnen de geldende mogelijkheden en voorwaarden.

Die 4.000 credits zijn geen gratis tegoed. Het gaat om een ingestelde verbruikslimiet. De kosten zijn afhankelijk van het daadwerkelijke betaalde gebruik.

Nederland is voorlopig uitgezonderd

Nederland behoort volgens de huidige aankondiging niet tot de landen waar deze wijziging als eerste wordt ingevoerd. Microsoft noemt in die aankondiging nog geen Nederlandse ingangsdatum.

Deze uitzondering gaat over het automatisch inrichten van de facturatie. Het betekent niet dat aanvullende AI-functies in Nederland altijd gratis zijn of dat bestaande instellingen voor betaald gebruik vervallen.

Wat zijn Copilot Credits?

Copilot Credits zijn de rekeneenheid waarmee Microsoft het verbruik van verschillende AI-diensten meet. Eén credit staat niet automatisch gelijk aan één vraag of één uitgevoerde opdracht.

Het verbruik hangt af van de toepassing en het werk dat nodig is. Een uitgebreide opdracht kan meer credits kosten dan een eenvoudige taak.

Copilot Cowork is hiervan een voorbeeld. Deze functie kan werkzaamheden met meerdere stappen uitvoeren. Het verbruik hangt onder meer samen met de gebruikte AI-modellen, de verwerking van informatie en de uitgevoerde handelingen.

Hoeveel kosten Copilot Credits?

Microsoft vermeldt in de openbare Copilot Credits-gids een pay-as-you-go-prijs van 0,01 Amerikaanse dollar per credit. Ter illustratie:

Dit zijn rekenvoorbeelden, geen Nederlandse verkoopprijzen of offertes van STH. Laat voor jullie situatie het toepasselijke eurotarief en de facturatieafspraken bevestigen.

Een ingestelde limiet is bovendien geen voorspelling van de maandelijkse kosten. Die worden bepaald door het werkelijke verbruik.

Wanneer moet je rekening houden met aanvullende kosten?

Aanvullende kosten kunnen ontstaan wanneer medewerkers diensten gebruiken die afzonderlijk worden afgerekend. Copilot Cowork is daar een voorbeeld van. Ook bepaalde agents en koppelingen kunnen een eigen kostenmodel hebben.

Kijk daarom bij iedere nieuwe toepassing naar drie vragen:

• Is dit gebruik inbegrepen bij de licentie van de medewerker?
• Is aanvullende facturatie ingericht en welke tarieven gelden daarvoor?
• Wie mag de toepassing gebruiken en welke limieten zijn ingesteld?

Let ook op hoe gebruikskosten worden weergegeven. Microsoft beschrijft dat verbruik van onder meer Cowork en Work IQ op de Azure-facturatie onder Microsoft Copilot Studio kan verschijnen. Je ziet daardoor niet altijd de naam van de gebruikte functie als aparte factuurregel terug.

Een overzicht van de actieve toepassingen helpt om kosten te herkennen en te verklaren.

Zo houd je grip op de kosten van Copilot

Je hoeft niet iedere nieuwe AI-functie direct voor de hele organisatie beschikbaar te maken. Begin bij een concrete behoefte en richt het gebruik daarop in.

1. Breng licenties en betaald gebruik in kaart

Controleer welke Copilot-abonnementen jullie hebben, welke aanvullende diensten zijn ingeschakeld en of er al gebruik wordt geregistreerd.

Leg ook vast wie verantwoordelijk is voor het activeren van nieuwe functies. Zo blijft duidelijk wie beoordeelt of een uitbreiding nodig is en welke kosten daarbij horen.

2. Regel toegang en budget afzonderlijk

Bepaal eerst welke medewerkers een betaalde functie nodig hebben. Stel vervolgens passende verbruikslimieten in.

Bij Cowork is een lage creditlimiet geen vervanging voor toegangsbeheer. Een gebruiker die onder een toepasselijk beleid valt, kan toegang hebben zolang het gebruik nog niet wordt geblokkeerd. Wil je iemand geen toegang geven, regel dat dan via de gebruikers of groepen waarvoor de functie beschikbaar is.

Controleer ook of meerdere beleidsinstellingen elkaar overlappen. Een beperkende instelling voorkomt niet vanzelf dat een andere instelling alsnog toegang geeft.

3. Stel limieten en waarschuwingen in

Via Copilot > Cost Management in het Microsoft 365-beheercentrum kunnen beheerders voor ondersteunde diensten bestedingsbeleid instellen. Daarbij zijn onder meer limieten op beleidsniveau, gebruikerslimieten en meldingen bij verbruiksdrempels beschikbaar.

Laat waarschuwingen terechtkomen bij iemand die het verbruik daadwerkelijk opvolgt. Spreek af wanneer aanvullend budget mag worden toegekend en wie daarover beslist.

Let op: Microsoft geeft aan dat de verwerking van Cowork-verbruik en de handhaving van limieten niet volledig gelijktijdig plaatsvinden. Daardoor kunnen nog taken starten voordat een bereikte limiet wordt afgedwongen. Beschouw een limiet daarom niet als een garantie dat iedere opdracht direct wordt tegengehouden zodra het bedrag is bereikt.

4. Test met een kleine groep

Kies een terugkerende taak waarvoor AI mogelijk tijd bespaart. Laat een beperkte groep medewerkers hiermee werken en houd zowel het resultaat als het verbruik bij.

Beoordeel na de test hoeveel tijd de toepassing bespaart, hoeveel controle achteraf nodig blijft en welke kosten ontstaan. Dat geeft een betere basis voor uitbreiding dan alleen een aantrekkelijke demonstratie.

5. Controleer het gebruik regelmatig

Een pilot met enkele medewerkers geeft nog geen volledig beeld van organisatiebreed gebruik. Bekijk daarom ook na de introductie of het verbruik past bij de gemaakte afspraken.

Controleer daarnaast of nieuwe diensten automatisch onder bestaand bestedingsbeleid vallen. Microsoft biedt daarvoor een instelling. Bepaal bewust of je nieuwe mogelijkheden automatisch wilt toelaten of eerst afzonderlijk wilt beoordelen.

Kijk naar de opbrengst én de kosten

Een betaalde AI-functie kan een goede keuze zijn wanneer medewerkers er tijd mee besparen of minder handmatig werk hoeven uit te voeren. Andersom is een uitgebreidere toepassing niet vanzelf nodig omdat deze beschikbaar is.

Kan een medewerker de taak goed uitvoeren met de mogelijkheden binnen de huidige licentie? Dan is er geen reden om daarvoor direct een aanvullende betaalde functie in te zetten.

Beoordeel daarom het complete werkproces. Neem ook de tijd mee die nodig is om opdrachten voor te bereiden, uitkomsten te controleren en fouten te herstellen. Zo wordt duidelijk wat de toepassing jullie in de praktijk oplevert.

Copilot gebruiken met duidelijke afspraken

De aangekondigde wijziging maakt Microsoft 365 Copilot niet automatisch voor iedere organisatie duurder. Wel vraagt het groeiende aanbod van betaalde AI-functies om duidelijke keuzes over toegang, gebruik en budget.

Bij STH Automatisering helpen we je om inzicht te krijgen in jullie Copilot-licenties en de instellingen voor aanvullende gebruikskosten. We kijken wat past bij de werkzaamheden van je medewerkers en welke afspraken nodig zijn om het gebruik beheersbaar te houden.

Wil je weten welke Copilot-mogelijkheden binnen jullie abonnement vallen en waar extra kosten kunnen ontstaan? Neem contact op met je IT Adviseur bij STH.