Wat is Microsoft 365?

Microsoft 365 is veel meer dan Word en Outlook. Het is een complete werkplek waarmee medewerkers veilig kunnen samenwerken, bestanden delen en overal kunnen werken.

Afhankelijk van de gekozen licentie bestaat Microsoft 365 onder andere uit:

• Outlook
• Word
• Excel
• PowerPoint
• Microsoft Teams
• OneDrive
• SharePoint
• Exchange Online
• Microsoft Defender
• Microsoft Entra ID

Hiermee beschikken medewerkers over e-mail, documenten, cloudopslag, online samenwerken én – afhankelijk van de licentie – uitgebreide beveiligingsmogelijkheden.

De verschillen tussen Business Basic, Standard en Premium

De grootste verschillen zitten dus niet in de Office-programma’s, maar vooral in de beveiliging en het beheer van apparaten.

Microsoft 365 Business Basic

Business Basic is de instaplicentie van Microsoft 365.

Je krijgt een professioneel e-mailadres, Microsoft Teams, OneDrive en SharePoint. Daarnaast kun je gebruikmaken van de online versies van Word, Excel en PowerPoint.

De programma’s draaien volledig in de browser. Er worden geen desktopapplicaties geïnstalleerd op de computer.

Wat krijg je?

• Zakelijke e-mail via Exchange Online
• Teams voor chatten, videobellen en vergaderen
• 1 TB OneDrive-opslag
• SharePoint voor samenwerken
• Webversies van Word, Excel en PowerPoint

Wanneer is Business Basic geschikt?

Business Basic past goed bij medewerkers die voornamelijk:

• e-mail gebruiken;
• Teams gebruiken;
• documenten bekijken;
• weinig zelf documenten maken;
• op een tablet of Chromebook werken.

Denk bijvoorbeeld aan productiebedrijven, magazijnmedewerkers of buitendienstmedewerkers die weinig administratief werk uitvoeren.

Wanneer is Business Basic minder geschikt?

Werk je dagelijks in Excel, Outlook of Word? Dan wordt Business Basic al snel beperkt.

Je mist namelijk:

• de volledige Office-programma’s;
• offline werken;
• geavanceerde functies;
• uitgebreide beveiligingsmogelijkheden.

Microsoft 365 Business Standard

Business Standard bouwt verder op Business Basic.

Naast alle online diensten krijg je ook de volledige desktopversies van Outlook, Word, Excel, PowerPoint en andere Microsoft-applicaties.

Hierdoor kunnen medewerkers zowel online als offline werken.

Wat krijg je extra?

Naast alles uit Business Basic:

• Outlook voor Windows en Mac
• Word
• Excel
• PowerPoint
• Access (Windows)
• Publisher (Windows)
• Clipchamp
• Microsoft Loop

Voor veel kantooromgevingen is dit jarenlang de standaardlicentie geweest.

Wanneer kies je Business Standard?

Business Standard is geschikt voor organisaties waarvan medewerkers dagelijks:

• offertes maken;
• rapportages schrijven;
• Excel gebruiken;
• e-mails verwerken;
• presentaties maken.

Kortom: vrijwel iedere administratieve medewerker.

Microsoft 365 Business Premium

Business Premium bevat alle functies uit Business Standard, maar voegt daar uitgebreide beveiliging en apparaatbeheer aan toe.

Juist dat maakt tegenwoordig het grootste verschil.

Cybercriminelen richten zich allang niet meer alleen op grote organisaties. Ook mkb-bedrijven worden dagelijks geconfronteerd met phishing, ransomware en gestolen wachtwoorden. Daarom vinden wij goede beveiliging geen luxe, maar een vast onderdeel van een moderne werkplek.

Microsoft Intune

Met Microsoft Intune beheer je laptops, desktops en mobiele apparaten centraal.

Hiermee kun je onder andere:

• nieuwe laptops automatisch inrichten;
• beveiligingsinstellingen afdwingen;
• apparaten versleutelen;
• software automatisch installeren;
• een verloren laptop op afstand wissen.

Voor medewerkers betekent dit dat zij sneller kunnen starten. Voor de organisatie betekent het meer controle en minder risico.

Microsoft Entra ID P1

Microsoft Entra ID P1 zorgt ervoor dat alleen de juiste personen toegang krijgen tot bedrijfsgegevens.

Hiermee kun je onder andere:

• Multi-Factor Authenticatie verplicht maken;
• inloggen vanuit risicolanden blokkeren;
• alleen bedrijfsapparaten toegang geven;
• extra beveiliging toepassen bij verdachte inlogpogingen.

Hierdoor wordt de kans op misbruik van gestolen wachtwoorden aanzienlijk kleiner.

Conditional Access

Conditional Access bepaalt automatisch of iemand toegang krijgt.

Voorbeelden:

• alleen toegang vanaf een beheerde laptop;
• blokkeren van onbekende locaties;
• extra verificatie bij afwijkend gedrag;
• alleen toegang tijdens veilige omstandigheden.

Gebruikers merken hier meestal weinig van, terwijl de beveiliging sterk toeneemt.

Microsoft Defender for Business

Defender for Business beschermt apparaten tegen moderne cyberaanvallen.

Denk aan:

• ransomware;
• phishing;
• malware;
• verdachte programma’s;
• ongebruikelijke activiteiten.

Daarnaast kan Defender automatisch ingrijpen wanneer een apparaat besmet raakt.

Hierdoor wordt schade vaak voorkomen voordat gebruikers er iets van merken.

Waarom Business Premium steeds vaker de standaard is

Steeds meer organisaties werken hybride. Medewerkers werken thuis, onderweg en op kantoor. Laptops bevatten vaak gevoelige klantgegevens en toegang tot bedrijfssystemen.

Juist daarom is beveiliging belangrijker geworden dan alleen antivirussoftware.

Business Premium helpt organisaties om:

• veilig thuis te werken;
• apparaten centraal te beheren;
• gegevens beter te beschermen;
• cyberrisico’s te verkleinen;
• eenvoudiger te voldoen aan eisen vanuit klanten, verzekeraars en wet- en regelgeving.

Welke licentie past bij jouw organisatie?

Business Basic

Geschikt voor:

• magazijnmedewerkers;
• productiemedewerkers;
• lichte Office-gebruikers;
• medewerkers die vooral e-mail gebruiken.

Business Standard

Geschikt voor:

• administratie;
• verkoop;
• binnendienst;
• management;
• organisaties die vooral productiviteit zoeken.

Business Premium

Geschikt voor:

• vrijwel iedere moderne mkb-organisatie;
• organisaties met thuiswerkers;
• bedrijven die klantgegevens verwerken;
• organisaties die cyberveiligheid belangrijk vinden;
• bedrijven die apparaten centraal willen beheren.

Ons advies

De juiste Microsoft 365-licentie kiezen gaat niet alleen over Office-programma’s. Het gaat vooral over hoe jouw medewerkers werken, welke gegevens je wilt beschermen en welke risico’s je organisatie loopt.

Daarom kijken wij niet alleen naar de prijs van een licentie, maar vooral naar de dagelijkse praktijk binnen jouw organisatie. Tijdens een inventarisatie brengen we de huidige werkwijze, wensen en beveiligingsbehoefte in kaart. Op basis daarvan adviseren we een licentie die past bij jouw organisatie, zodat je niet betaalt voor functies die je niet gebruikt, maar ook niet tekortkomt op het gebied van veiligheid of beheer. Dat sluit aan bij de manier waarop wij klanten begeleiden: eerst de organisatie begrijpen, daarna pas de techniek kiezen.

Hulp nodig bij het kiezen?

Twijfel je tussen Microsoft 365 Business Basic, Standard of Premium?

Wij kijken graag met je mee. Samen bepalen we welke licentie het beste aansluit bij jouw organisatie, zodat medewerkers prettig kunnen werken en je IT-omgeving goed beveiligd is. Daarbij houden we rekening met de manier waarop jullie werken, toekomstige groei en de beveiliging die daarbij past.